Pengenalan Manajemen Proyek
Manajemen proyek itu suatu disiplin ilmu pada era tahun 1950-an, Amerika merupakan bangsa yang pertama kali menggunakan ilmu manajemen proyek. Henry Gantt, dapat dikatakan bapak dari ilmu manajemen proyek, dan namanya pun menjadi metode yang digunakan, bernama “Gantt Chart”.
Manajemen proyek mempunyai keuntungan antara lain:
• Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab
• Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin
• Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan
• Mengidentifikasi metode analisa peramalan
• Mengukur prestasi terhadap rencana
• Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan
• Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana yad
Sebelum sampai ke pokok pembahasan yang lain, kita tentu harus mengetahui perbedaan antara proyek dan manajemen proyek.
Proyek adalah usaha yang harus dilakukan dari awal hingga akhir pada suatu kejadian, yang mempunyai batasan waktu – anggaran – sumber daya yang dibutuhi oleh pelanggan. Meski pada akhir tujuan dari adanya proyek adalah untuk memuaskan pelanggan. Proyek juga bertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu. Dalam proses mewujudkan produk tsb di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek.
Sedangkan Manajemen Proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan Selain memiliki keuntungan, manajemen proyek juga mempunyai kendala, beberapa diantaranya yang paling umum adalah:
• Besarnya Biaya (Anggaran) yang dialokasikan sangat minim.
• Jadwal yang harus dipenuhi tanpa kelonggaran.
• Mutu yang harus dipenuhi tidak sinkrn dengan anggaran.
Kerangka kerja manajemen proyek antara lain:
`Siklus Penentuan, tentukan permasalahan secara detil, teliti dengan tujuan adanya proyek, buat tim yang solid mengerti dan dapat bertanggung jawab atas proyek.
`Siklus perencanaan, periksa kembali apakah proyek pernah dijalankan, buat jadwal pelaksanaan proyek,rinci manfaat dari proyek, kualitas dari proyek, dan budget/anggaran yang diperlukan.
`Siklus Eksekusi, tahapan implementasi dari proyek, dan hasil fisik/ produk yang dihasilkan harus berwujud. Waktu dan biaya pun telah digunakan, sudah dapat diukur sejauh mana proyek yang selama ini dilakukan.
`Siklus Training dan Penutupan, proyek harus diperkenalkan kepada pelanggan dan harus diperkenalkan oleh user (dengan cara diberi pelatihan), identifikasi proyek dan buat laporan proyek berupa template proyek.
`Teknik Manajemen Pproyek dan alat-alat perencanaan proyek yang berguna untuk setiap tugas di mana hasil yang berbeda dan mungkin terdapat risiko masalah dan kegagalan yang ada – Akan sangat membutuhkan perencanaan dan menilai pilihan yang tepat, dan mengatur kegiatan dan sumber daya untuk memberikan hasil yang sukses.
Proyek bisa berbagai bentuk dan ukuran, dari yang kecil dan sederhana sampai yang besar dan sangat kompleks.
Dalam organisasi dan bisnis, manajemen proyek dapat peduli dengan apa pun, terutama memperkenalkan atau mengubah hal-hal, dalam setiap area atau fungsi, misalnya:
* Manusia, staf dan manajemen
* Produk dan jasa
* Material, manufaktur dan produksi
* TI dan komunikasi
* Tanaman, kendaraan, peralatan
* Penyimpanan, distribusi, logistik
* Bangunan dan tempat
* Keuangan, administrasi, akuisisi dan divestasi
* Pembelian, penjualan dan pemasaran
* Pengembangan sumber daya manusia dan pelatihan
* Layanan pelanggan dan hubungan
* Kualitas, kesehatan dan keselamatan,
* Hukum dan profesional
* Teknis, ilmiah, penelitian dan pengembangan
* Pengembangan bisnis baru
* Dan hal lain yang membutuhkan perencanaan dan pengelolaan dalam organisasi.
Prinsip yang sama, digunakan secara selektif dan tepat, juga berlaku untuk tugas yang lebih kecil.
Teknik Manajemen Proyek bukan hanya untuk manajer proyek, tetapi dapat digunakan bagi siapa saja ingin mencapai tujuan yang tepat.
Siklus Hidup Proyek
Dalam mengerjakan sebuah proyek, dibutuhkan sebuah perencanaan yang matang. Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa tujuan akhir proyek dapat tercapai sesuai dengan waktu, scope dan dana yang telah ditetapkan di awal kegiatan proyek. Untuk itu, manajer proyek harus dapat memastikan bahwa seluruh sumber daya yang dialokasikan dalam proyek digunakan dengan cara yang paling efisien. Ini berarti bahwa perencanaan proyek harus dilakukan secara professional yang didasarkan pada siklus hidup proyek.
Lalu apa yang dimaksud dengan siklus hidup proyek itu?
Secara umum, siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Terdapat empat tahap kegiatan utama yang dilakukan dalam siklus hidup proyek yaitu :
1. Tahap Inisiasi
Tahap inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk.
2. Tahap Perencanaan
Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Adapun aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phare review.
3. Tahap Eksekusi (Pelaksanaan Proyek)
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
4. Tahap Penutupan
Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan dating.
MANAJEMEN PROYEK DAUR HIDUP PROYEK
(PROJECT LIFE CYCLE)
Dinamika kegiatan dalam siklus proyek bervariasi mulai dari titik awal kemudian meningkat jenis dan intensitasnya sampai ke puncak, turun, dan berakhir, dan semuanya ini membutuhkan sumberdaya antara lain:
• Orang – Jam (man – hour).
• D a n a
• Material
• Peralatan
Jenis kegiatan menurut siklus tersebut yaitu :
1. KONSEPTUAL
Sasaran
Lingkup kerja
Kelayakan
2. PP / DEFENISI (PP = perencanaan dan pemantapan)
Rencana
Anggaran
Jadwal
Perangkat
Peserta
3. IMPLEMENTASI
Mobilisasi
Engineering
Pengadaan
Konstruksi
4. OPERASI
Rencana rinci
Pengendalian
Kepenyeliaan
Demobilisasi
TAHAP PERKEMBANGAN
1. UNIDO (United Nation Industrial Development Organization)
a. Tahap persiapan
• Identifikasi gagasan (analisa pendahuluan)
• Pengembangan ide menjadi konsep alternatif
• Formulasi lingkup proyek
• Evaluasi lanjut dan keputusan unit investasi.
b. Tahap Implementasi
• Penyiapan rinci desain engineering, jadwal, dan anggaran
• Pengadaan kontrak dan pembelian
• Pengerjaan pabrikasi, konstruksi, uji coba dan star-up
2. M R D C (Mobil Research Development Corporation)
a. Front – End
• Identifikasi ide
• Memikirkan alternatif
• Memilih alternatif dan merumuskan lingkup kerja
• Membuat perkiraan biaya dan jadwal pendahuluan.
• Menyiapkan angka anggaran biaya tahap berikutnya.
b. Tahap 1
• Memperjelas defenisi lingkup kerja
• Menyusun anggaran proyek dan jadwal induk
• Menyiapkan dokumen tender, rancangan kontrak,dan memilih calon pelaksana (kontraktor)
c. Tahap 2
• Melakukan pMembuat desain engineering terinci
• Pembelian atau kontrak material dan jasa
• Manufaktur peralatan dan konstruksi
• Melakukan inspeksi uji coba, dan star-up
3. TAHAP SIKLUS PROYEK
a. Tahap Konseptual
• Perumusan gagasan, penetapan sasaran
• Kerangka acuan dan memformulasikan lingkup kerja
• Studi kelayakan
• Indikasi dimensi lingkup proyek
• Indikasi biaya dan jadwal.
b. Tahap PP/Defenisi
• Pendalaman berbagai aspek persoalan.
• Desain engineering dan pengembanangan
• Pembuatan jadwal induk dan anggaran, menentukan kelanjutan investtasi
• Penyusunan strategi penyelenggaraandan rencana pemakaian sumber daya
• Pembelian dini.
• Penyiapan perangkat dan pekerja.
• Tahap Implementasi
• Desain engineering rinci,
• Pembuatan spesifikasi dan kriteria.
• Pembelian peralatan dan material (pengadaan)
• Pabrikasi dan konstruksi
• Inspeksi mutu
• Uji coba kemampuan
• Star-up, demobilisasi,dan laporan penutupan proyek.
d. Tahap Operasi atau Utilisasi
• Operasi ruti
• Pengamatan prestasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar